Prowadzenie własnej działalności gospodarczej może stanowić nie lada wyzwanie. Nieważne, czy zakładamy mikroprzedsiębiorstwo, czy też opieramy swoją przyszłość na dowolnej formie samozatrudnienia (np. freelancingu) – wystawianie rachunków może okazać się frustrującym doświadczeniem. W gąszczu kwestii formalnych warto wspomóc się narzędziem takim jak programy do faktur. Szczególnie, że w wielu wypadkach są one nie tylko funkcjonalne, ale i nie wymagają opłat. Do czego się przydają oraz jakie są ich rodzaje ?

Przede wszystkim programy do faktur pomagają sprawnie przeprowadzać codzienne transakcje, ułatwiają także prowadzenie ewidencji zawartych transakcji, a nawet – kontrolowanie zatrudnionych w firmie osób pod kątem efektywności. Adekwatne aplikacje pozwalają uniknąć ręcznego wystawiania dokumentów sprzedaży dowolnego towaru bądź usługi. Cechą równie istotną programów pozostają funkcje dodatkowe. Należą do nich przykładowo kalendarz, sygnalizujący terminy otrzymania bądź uiszczania opłat, a także rejestr wpłat od klientów. Co ważne, programy mogą umożliwiać zarówno wystawianie faktur, jak i innych dokumentów kasowych, odsetkowych, tudzież dokumentację przelewów. Zalety oraz wady poszczególnych programów można zauważyć już na początku użytkowania. By jednak nie było niemiłych niespodzianek, poniżej wypunktowaliśmy podstawowe mankamenty oraz walory, na które warto zwrócić uwagę jeszcze przed instalacją bądź co gorsza – wpłatą środków na konto konkretnej firmy. Jakie to cechy?

Do niewątpliwych zalet funkcjonalnych programów należą:

  • szeroki zasięg opcji w ramach sporządzania dokumentów, wybór odpowiednich formatów. Faktury mogą mieć różną formę – stąd też warto sprawdzić, czy konkretny system posiada wbudowany rejestr sprzedaży VAT, czy nalicza takie elementy jak marże bądź zaliczki;
  • możliwość zapisywania na dysku, ale i korygowania konkretnych faktur, nawet po ich pierwszym wydrukowaniu;
  • funkcja prowadzenia rejestru przychodów oraz rozchodów – innymi słowy – prowadzenia bilansu, w skali tygodniowej, miesięcznej bądź innej (w zależności od potrzeb firmy oraz sposobu, w jaki rozlicza się z urzędem podatkowym). Rejestr taki musi być uzupełniany w sposób automatyczny, na podstawie wygenerowanych faktur;
  • moduł do prowadzenia analiz oraz statystyk dotyczących sprzedaży usług i towarów – niewiele programów zawiera tę opcję, warto jednak dłużej poszukać, bowiem jest ona niezwykle istotna – szczególnie jako element do budowania dalszej strategii rozwoju firmy;

Czynnikami dyskwalifikującymi konkretne programy do fakturowania pozostają m.in.:

  • skomplikowana obsługa, nieczytelny interfejs;
  • brak synchronizacji z innymi narzędziami internetowymi;
  • niemożliwość wprowadzania korekt do wypisanych już faktur (a i takie przypadki się zdarzają);

Prostota internetowych programów fakturujących sprawia, iż coraz więcej przedsiębiorców sięga właśnie po tę formę. Sprawdza się ona zwłaszcza w niewielkich biznesach, które dopiero się rozwijają, i nie potrzebują jeszcze bardziej skomplikowanych form, czy też zakładania Książki Przychodów oraz Rozchodów. Warto zauważyć, iż podobnie jak inne kompaktowe narzędzia (np. systemy typu CRM) elektroniczne faktury mogą znacznie usprawnić proces świadczenia usług i sprzedaży, a co za tym idzie – zwiększyć zyski firmy (bądź osoby samozatrudnionej).

faktura-vat

Zostaw odpowiedź

Twój e-mail nie zostanie opublikowany